一、客户背景
某大型政企单位，内设专业档案室，负责单位各类公文、合同协议、资质证明、人事档案、业务档案等资料的归集、存储、管理与查阅工作，档案存量大、种类杂，且需持续接收新增纸质档案。为落实数字化转型要求，规范档案管理、提升利用效率、保障档案安全，推动档案室从传统纸质管理向数字化、智能化管理升级，满足政企单位合规管理与高效办公需求。
二、核心痛点
1.档案存量庞大，纸质档案存储占用大量空间，保管成本高，且易受潮湿、虫蛀、磨损影响，存在档案损毁、丢失风险；
2.传统人工整理、扫描档案效率极低，需逐页手动操作，耗时费力，且易出现扫描模糊、信息漏扫、录入错误等问题；
3.纸质档案检索不便，需人工逐册查找，耗时久、准确率低，无法满足政企单位快速查阅、跨部门调用档案的需求；
4.档案共享困难，纸质档案无法实现线上同步共享，跨部门协作查阅需反复借阅，影响办公效率，且存在档案外泄风险；
5.缺乏规范的数字化档案管理体系，档案电子化后无法实现有序归档、分级管控，难以满足政企单位合规管理要求。
三、解决方案
以沧田高速文档扫描仪和案卷扫描仪为核心数字化采集设备，结合档案数字化管理系统，构建“高效采集—规范整理—安全归档—便捷检索—共享复用”全流程档案室数字化解决方案，适配政企单位档案管理合规要求，实现档案管理智能化升级：
1.高效批量采集：选用沧田CTS-S11020高速文档扫描仪和良田BS3000P案卷扫描仪，支持A3/A4等多尺寸纸张扫描，具备自动分页、自动纠偏、去黑边、高清成像功能，可快速完成批量纸质档案电子化采集，大幅提升采集效率；
2.规范整理归档：通过高拍仪采集的电子档案，可直接对接档案管理系统，自动完成分类、编号、著录，支持自定义归档规则，实现电子档案与纸质档案一一对应，确保档案整理规范、可追溯；
3.安全管控与共享：电子档案采集后自动加密存储，支持分级权限管控，可设置查阅、修改、下载权限，杜绝档案外泄；实现线上跨部门共享，无需借阅纸质档案，一键检索、调用，提升协作效率；
4.长效运维保障：配备专属技术团队，提供设备安装调试、操作培训、定期巡检与故障响应服务，确保高拍仪与档案数字化系统稳定运行；支持档案数字化后续扩容，满足新增档案持续采集需求。
四、落地成果
• 完成单位存量档案10万+页电子化采集，新增档案实现“即时采集、即时归档”，档案数字化覆盖率达100%；
• 档案采集效率提升70%以上，人工工作量减少60%，扫描差错率降至0.3%以下，彻底解决人工扫描繁琐、低效的痛点；
• 实现档案检索“一键查找”，检索时间从原来的几十分钟缩短至30秒内，跨部门档案共享效率提升80%；
• 减少纸质档案存储空间80%，降低档案保管成本，杜绝档案损毁、丢失风险，满足政企单位合规管理要求；
• 构建规范的数字化档案管理体系，实现档案“采、管、存、用”全流程智能化，助力政企单位数字化转型落地。
五、客户评价
良田高拍仪为我们政企单位档案室数字化升级提供了高效、便捷的核心支撑，彻底解决了传统纸质档案管理中存储难、检索慢、效率低的痛点。其高清采集、批量处理的优势，大幅降低了人工成本，规范了档案管理流程，实现了档案资源的高效共享与安全管控，是政企单位档案数字化转型的优质合作伙伴，为我们高效办公与合规管理提供了有力保障。